Mejoras 3×3

Mayo 2021
Por Eduardo Gargevcich

Les presento una herramienta de trabajo para la organización de objetivos de mejoras a implementar, que les puede ser muy útil para visualizar claramente lo que queremos lograr en relación al tiempo.

Además, es práctica y simple de utilizar, muy apta para el trabajo en equipo y que ayuda a reflexionar sobre las prioridades.

La herramienta es una organización gráfica mediante una matriz 3×3, como la del Ta-Te-Ti!

Las filas representan y clasifican el plazo de tiempo necesario para ejecutar cada mejora. Es una estimación inicial de lo que se imagina cada uno, que claro está puede someterse luego a un análisis exhaustivo individual o en equipo.

En la fila de 1 día, se colocan mejoras muy muy concretas que se pueden llevar a cabo en una jornada laboral. No quiere decir que el día a implementarla es “mañana mismo”, pero sí su categorización indica que son mejoras “rápidas”. Aquí generalmente aparecen las mejoras personales en nuestros puestos y entornos de trabajo, mejoras en las configuraciones de aplicaciones que siempre se postergan, compras de artículos de librería o re-diagramación/actualización de muros donde se comparte información visual.

En la fila de 2 semanas, se colocan mejoras un poco más largas que requieren de varios días de trabajo. Surgen generalmente aquí ideas colaborativas, pruebas de nuevas aplicaciones de celular/computadora, investigaciones o análisis para desarrollar nuevas propuestas o proyectos a futuro.

Una idea, para ser más colaborativos y trabajar en equipos, que pueden implementar los líderes, gerentes y coordinadores, es iniciar la dinámica completando la matriz, cada miembro del equipo de manera individual y luego en una mesa de trabajo/debate, unificar las matrices charlando entre todos los miembros del equipo sobre la priorización de objetivos de mejoras a implementar, y a la vez, fijar responsables y fechas que definen la meta concreta a cumplir temporalmente. Aclarando con igual importancia todo lo que se va a realizar y también lo que no se llevará a cabo próximamente, para nivelar y regular las expectativas de todos los miembros del equipo.

En la fila de 3 meses, aconsejo organizar la propuesta/objetivo de mejora mediante la preparación y luego lanzamiento de una FLECHA de Implementación Pragmática para mejorar la efectividad de la mejora que se busca asentar en la empresa.

Otra forma de finalizar la dinámica de trabajo con esta matriz de Mejoras 3×3, es ser más realistas que optimistas, y con cierto espíritu conservador pero que nos permite ejercer el proceso de priorización, terminar seleccionando sólo 3 mejoras a poner en marcha sí o sí dentro de los próximos 20 a 30 días.

Les muestro aquí un ejemplo de esto último:

Y también les comparto aquí una plantilla en Google Presentaciones que pueden reutilizar las veces que quieran.