¿Cuándo y para qué?
Google Workspace, MIRO & ClickUp.

Junio 2021
Por Eduardo Gargevcich

Actualmente en Grupo Paolini estamos utilizando estos 3 servicios digitales para potenciar nuestro trabajo diario:

  • Suite Ofimática Google Workspace
  • Tableros visuales MIRO
  • Gestor de tareas ClickUp*

Todos ellos permiten mejorar la colaboración dentro de un equipo de trabajo y clarificar las comunicaciones.

Tratemos de responder las preguntas de cuándo y para qué usar cada uno de estos 3, así no caemos en querer usar un único servicio o herramienta para todo, ya que eso nos traerá varios problemas a futuro y/o limitará la calidad de los resultados que podemos obtener.

¿Cuándo y para qué Google Workspace?

¡Diariamente! para administrar nuestra agenda con Google Calendario, crear y modificar documentos entre varias personas con Google Documentos, Hojas de Cálculo y Presentaciones y almacenar digitalmente nuestra información con Google Drive.

Podemos asistir a una videoconferencia con Google Meet, enviar y recibir correos con GMail, etc. Google Workspace se declara como una suite ofimática, ya que reúne múltiples herramientas para el trabajo diario. Su gran ventaja es el trabajo colaborativo en simultáneo e instantáneo al editar documentos.

Si deseas explorar todas las herramientas que disponemos en GP bajo esta suite, puedes desde cualquiera de las herramientas abiertas (como GMail) hacer click en el ícono de los 9 puntos de arriba a la derecha en la pantalla de tu navegador web.

Google Workspace es el servicio digital que más a mano deberíamos tener, no hay día laboral que pase que no lo usemos. Y como es nuestro apoyo diario, es el servicio que primero deberíamos dominar y a su vez, es el que más rápido nos dará beneficios en el trabajo colaborativo y optimización en el uso del tiempo.

¿Cuándo y para qué MIRO?

¡Puntualmente cuando sea necesario! Es útil para llevar adelante un apoyo visual de nuestras ideas, ver cómo se relacionan y así poder confeccionar un mapa mental ordenado.

También para presentar otras personas ideas complejas, o la relación entre distintos documentos e información.

Ejemplo de un tren de procesos esquematizado en MIRO
para la Flecha de Mejora Continua lanzada sobre Educación Interna en GP

Asimismo para poder ser más gráficos y armar diagramas o esquemas que ordenan conceptos y estrategias de acción. Recordar que la comunicación visual es mucho más efectiva que sólo escribirnos correos electrónicos o llamarnos telefónicamente.

Además, un gran beneficio de MIRO es brindarnos estos tableros cuyo “lienzo” de trabajo es infinito, lo que supera ampliamente a otras herramientas que sólo nos permiten trabajar una diapositiva de tamaño monitor o documentos A4, A3, etc. que siempre presentan límites.

Si deseas utilizar MIRO, ¡pide directamente a tu líder/coordinador directo que te indique en qué tablero trabajar! O dejanos tu pedido utilizando el botón Consultas por herramientas digitales en el apartado de Mejora Continua.

¿Cuándo y para qué ClickUp?

Esta herramienta puede ser utilizada diariamente como un excelente complemento a las demás. Está pensada inicialmente para organizar tareas, definiéndolas correctamente y permitiendo gestionarlas en equipo, en tiempo real, de forma colaborativa.

Posee características para fijar el estado de un tarea, su fecha de vencimiento, prioridad, configurar si se repite automáticamente mes a mes, permite chatear internamente sobre una tarea para actualizar sus avances o necesidades ¡sin tener que escribir correos electrónicos!

Además se puede adecuar para gestionar reuniones ordenadas donde las minutas de reunión queden plasmadas directamente en cada listado de temas y/o con tareas listas para ser ejecutadas o asignadas a otras personas.

¡Dispone de muchísimas opciones para optimizar tu gestión del tiempo y el de tu equipo de trabajo!

ClickUp se integra perfectamente al navegador que recomendamos utilices: Google Chrome, permitiéndote generar tareas y tomar notas de recordatorios desde cualquier página web o aplicación web que estés utilizando. Para ello deberás agregar la extensión del navegador desde aquí, luego hacer click en el nuevo botón de tu navegador para loguearte y ¡listo! 

Si deseas comenzar a utilizar ClickUp, coordina con tu líder/coordinador directo y pidan esta herramienta utilizando el botón Consultas por herramientas digitales en el apartado de Mejora Continua.

Conclusiones

A continuación se muestra en un rápido esquema de para qué utilizar cada herramienta/servicio web.

Por último y NO menos importante.  

Son las METODOLOGÍAS de trabajo las que realmente potencian la forma de llevar adelante las tareas permitiendo mayor previsibilidad de resultados y mayor trabajo colaborativo al comprender muchas personas cómo se hacen (o pretenden hacer) las cosas. Asimismo, dejar plasmadas estas METODOLOGÍAS en procedimientos didácticos y de fácil acceso, incrementan el KNOW-HOW (sabiduría) de la empresa, evitando que el “¿cómo se hace?” quede sólo en la memoria de determinadas personas. Sepamos, que compartir, guiar e incluso mejorar METODOLOGÍAS de trabajo, son competencias importantes y casi imprescindibles de quienes quieran desarrollarse como líderes y referentes.

El uso de HERRAMIENTAS hacen a las personas más potentes, pero son las METODOLOGÍAS las que las hacen más efectivas a lo largo del tiempo.

* La empresa creadora de ClickUp la define como una herramienta mucho más amplia que “Gestor de Tareas”, pero en este artículo preferí definirla de la forma más puntual posible para nuestra madurez actual como empresa en el uso de herramientas digitales.